Aprovando ou rejeitando cotações
Os agentes de vendas solicitam aprovação para cotações e os aprovadores decidem se as cotações podem prosseguir em um fluxo de trabalho de aprovação avançada.
As aprovações de cotação ajudam as organizações a gerenciar riscos financeiros, jurídicos e operacionais, garantindo que as cotações atendam aos critérios de aprovação interna antes de serem compartilhadas com os clientes. Os representantes de vendas enviam cotações para aprovação, enquanto os aprovadores revisam os detalhes da cotação para determinar se uma cotação pode prosseguir, requer mudanças ou deve ser rejeitada.
Fluxo de trabalho de aprovação
As aprovações de cotação são gerenciadas por Gestão de aprovações avançadas, que avalia cotações em relação às regras de aprovação configuradas e encaminha solicitações de aprovação para aprovadores designados. Os fluxos de trabalho de aprovação podem incluir etapas de aprovação sequenciais, paralelas ou combinadas com base em limites de preços, descontos, condições de pagamento, características do produto ou outras condições de negócios.
Quando um agente de vendas envia uma cotação para aprovação avançada, o sistema cria uma ou mais solicitações de aprovação e as encaminha para os aprovadores apropriados. Cada aprovador é responsável por revisar somente as etapas de aprovação atribuídas a ele.
- Preços e detalhes da cotação
- O motivo ou condição da aprovação que acionou a solicitação
- Quaisquer comentários fornecidos pelo solicitante
Os aprovadores podem aprovar ou rejeitar somente as etapas de aprovação roteadas para eles. As ações de aprovação realizadas por um aprovador não concedem acesso às etapas de aprovação atribuídas a outros aprovadores.
Gestão de aprovações avançadas oferece suporte a vários canais para executar ações de aprovação, como de dentro do espaço, de listas de aprovação ou por meio de notificações, dependendo de como o processo de aprovação está configurado.
Escalações e lembretes de aprovação
Os administradores podem configurar cronogramas de lembrete para que os aprovadores recebam notificações automatizadas quando suas etapas de aprovação estiverem pendentes. Os lembretes ajudam a garantir que as solicitações de aprovação não sejam ignoradas e que as cotações continuem a passar pelo processo de aprovação a tempo.
Se uma etapa de aprovação não for concluída dentro do período definido pelo administrador, a etapa poderá ser escalada para um aprovador designado. Quando uma etapa é escalada, o cartão de etapa é atualizado para exibir o aprovador escalado para que todas as partes saibam quem é responsável pela próxima ação.
Aprovadores ad-hoc
Os agentes de vendas e administradores podem adicionar aprovadores a uma solicitação de aprovação fora do fluxo de trabalho de aprovação configurado quando uma revisão adicional for necessária. Aprovadores ad-hoc são adicionados no momento do envio e são incorporados ao processo de aprovação dessa solicitação.
Substituir aprovações
Os administradores com as funções apropriadas podem substituir uma aprovação para avançar uma cotação quando permitido pela configuração de aprovação da organização. As aprovações de substituição permitem que o processo continue sem aguardar que todas as etapas de aprovação configuradas sejam concluídas.
Recuperando solicitações de aprovação
Depois que uma cotação é enviada para aprovação antecipada, um agente de vendas pode cancelar a solicitação de aprovação se mudanças forem necessárias. Recuperar uma solicitação de aprovação cancela todas as etapas de aprovação pendentes e retorna a cotação para um estado em que ela pode ser atualizada.
Cancelar uma cotação ajuda a impedir que os aprovadores continuem a revisar informações desatualizadas e permite que os agentes de vendas lidem com problemas antes de reenviar a cotação para aprovação.
Fluxo de trabalho de rejeição
Se um aprovador rejeitar uma solicitação de aprovação gerada por Gestão de aprovações avançadas, o sistema atualiza o fluxo de trabalho de aprovação com base no processo configurado.
Ao rejeitar uma solicitação de aprovação, os aprovadores devem fornecer um comentário explicando o motivo da rejeição. A rejeição impede que a cotação avance pelas etapas de aprovação restantes e indica que as mudanças são necessárias.
As cotações rejeitadas são retornadas para revisão ou atualizações adicionais, dependendo da configuração de aprovação. O agente de vendas pode modificar a cotação e reenviá-la para aprovação antecipada.
Reavaliando e reenviando cotações
Uma cotação recall ou rejeitada pode ser atualizada e reenviada para aprovação antecipada. Quando a cotação for reenviada, Gestão de aprovações avançadas reavalia a cotação e determina quais etapas de aprovação devem ser executadas novamente com base nas regras configuradas.
As etapas de aprovação que não são afetadas pelas mudanças podem ser aprovadas automaticamente, enquanto as etapas de aprovação afetadas pelas mudanças são roteadas novamente para os aprovadores apropriados. Isso ajuda a reduzir reaprovações desnecessárias, garantindo que todas as condições necessárias sejam atendidas antes que a cotação seja aprovada.
Quando todas as etapas de aprovação necessárias forem aprovadas, a cotação poderá prosseguir para a próxima fase do processo de vendas.