Aprovando ou rejeitando pedidos

Os gerentes de execução preenchem a lacuna entre a admissão e a execução de pedidos, revisando as informações do pedido e decidindo se um pedido está pronto para prosseguir ou requer revisão adicional.

Fluxo de trabalho de aprovação

Para iniciar o processo de aprovação, comece revisando o pedido e seus itens de linha completamente. Verifique se todos os campos obrigatórios, como número do pedido, detalhes da conta do cliente, informações de contato, preços, datas críticas, e as especificações do produto ou serviço estão completas e precisas. O pedido deve estar em um estado Novo para ser qualificado para aprovação.

Como parte desta revisão, o sistema valida os principais detalhes do pedido, como datas do contrato, para garantir que o pedido atenda aos critérios de aprovação antes de prosseguir.

Em seguida, valide o pedido de acordo com os critérios de aprovação da sua organização. Os critérios de aprovação podem incluir verificações como:

• Precisão dos detalhes do pedido
• Preenchimento dos campos obrigatórios
• Conformidade com regras de negócios, como limites de desconto, termos contratuais ou disponibilidade de inventário
• Validade de acordos ou direitos associados

Durante todo o processo, mantenha documentação e comunicação claras. Se surgirem problemas, coordene com as equipes relevantes para resolvê-los antes da aprovação, promovendo uma transição suave da entrada de pedidos para a execução e minimizando atrasos ou falhas.

Você pode fazer correções ou atualizações nas características do pedido antes da aprovação. Depois que o pedido passar em todas as verificações, prossiga para aprová-lo. Esta ação atualiza o status do pedido para Em andamento, o que aciona os fluxos de trabalho de execução, como decomposição em pedidos de domínio, tarefas, atribuição a equipes e programação. O sistema registra a ação de aprovação e atualiza os campos de revisão para refletir a mudança.

Fluxo de trabalho de rejeição

Comece analisando cuidadosamente os detalhes do pedido em relação à check-list de critérios de rejeição da sua organização. A seguir está uma lista de gatilhos de rejeição comuns:

• Dados ausentes ou incorretos
• Violações de política, como descontos não autorizados ou direitos inválidos
• Restrições de inventário
• Sinalizadores de fraude ou risco

Quando uma decisão de rejeição for tomada, atualize o status do pedido para Rejeitado no sistema. Esta ação interrompe automaticamente todos os fluxos de trabalho de execução associados, impedindo que o pedido seja processado. É importante documentar o motivo da rejeição claramente usando anotações de trabalho para que o solicitante ou as equipes relevantes entendam o que deve ser corrigido.

Reavaliando pedidos rejeitados

Um pedido rejeitado pode ser corrigido e reenviado para reavaliação pelo agente de pedidos. Se todos os problemas forem resolvidos e o pedido atender aos critérios de aprovação, você poderá aprovar o pedido. A aprovação de um pedido rejeitado atualiza o status de volta para Em andamento, permitindo que a execução seja retomada.