Dokumentgenehmigung

Während des Genehmigungsprozesses genehmigt oder lehnt der Genehmiger das Dokument ab. Ein Dokument durchläuft den Genehmigungsprozess nach dem Überprüfungsprozess.

Freigabeworkflow

Nachdem das Dokument überprüft wurde, übermitteln Sie das Dokument zur Genehmigung. Wenn das Dokument keinen Genehmiger hat, wird der Genehmigungsprozess ausgelassen.

Wenn das Dokument ist Aktiv , Der Workflow Dokumentverwaltung – Standard Wird verwendet, um Genehmigungen zu verwalten:

Abbildung : 1. Standard-Workflow für Dokumentverwaltung

Wenn der Genehmiger das Dokument ablehnt, werden der Autor und der Besitzer benachrichtigt, und die Dokumentüberprüfung wird abgebrochen. Autor, Besitzer und Genehmiger sollten besprechen, welche Änderungen am Dokument vorgenommen werden müssen. Wenn das Dokument bereit ist, kann eine neue Überprüfung initiiert werden.

Wenn der endgültige Genehmiger das Dokument genehmigt, werden der Autor und der Besitzer benachrichtigt. Sobald die endgültige Genehmigung erfolgreich ist, ändert sich die Dokumentphase in Bereit zur Veröffentlichung In der Liste Dokumentüberarbeitungen:

Abbildung : 2. Dokumentmanagement – Standard-Workflow-Ergebnis

Prozessänderung für mehrere Genehmiger

Wenn mehrere Genehmiger vorhanden sind, funktioniert der Genehmigungsprozess sequenziell, und mehrere Genehmiger können einer einzelnen Sequenz zugewiesen werden. Zum Beispiel:

• Sequenz 1: Genehmiger A und B
• Sequenz 2: Genehmiger C und D
• Sequenz 3: Genehmiger E

Da die Sequenzen in aufsteigender chronologischer Reihenfolge erfolgen, erhalten Genehmiger A und B zuerst die Genehmigungsanforderung (Genehmiger C, D und E sind noch nicht Teil des Prozesses). Ähnlich wie beim Überprüfungsprozess bestimmt der erste Genehmiger, der innerhalb einer Sequenz handelt, was mit dem Dokument geschieht. Wenn Genehmiger A zuerst handelt und das Dokument ablehnt, wird der Genehmigungsprozess gestoppt, und der Status wird auf „Abgebrochen“ festgelegt. Der Status von Genehmiger B wird in „nicht mehr erforderlich“ geändert. Wenn Genehmiger A zuerst handelt und das Dokument genehmigt, wird der Prozess gestoppt, und der Status von Genehmiger B wird in „nicht mehr erforderlich“ geändert. Dann wechselt das Dokument zur Genehmigungssequenz 2. Nachdem mindestens ein Genehmiger in jeder Sequenz das Dokument genehmigt hat, werden der Autor und der Besitzer benachrichtigt, dass das Dokument genehmigt wurde.