Verwalten des Zugriffs auf Knowledge Bases und Wissensartikel

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 7 Minuten Lesedauer

    • Bestimmen Sie, ob bestimmte Anwender oder Kategorien von Anwendern auf Knowledge Bases und Wissensartikel zugreifen können, indem Sie den Mitwirk- und Lesezugriff steuern.

    Als Knowledge-Administrator, Manager einer Knowledge Base oder Besitzer einer Knowledge Base können Sie Anwenderkriterien zuweisen, um den Mitwirk- und Lesezugriff auf Knowledge Base-Ebene zu steuern. Dabei:
    • Der Lesezugriff bestimmt die Möglichkeit, Wissensartikel in einer Knowledge Base anzuzeigen.
    • Der Mitwirkzugriff bestimmt die Möglichkeit, Wissensartikel in einer Knowledge Base zu erstellen, zu ändern und zu löschen.

    Als Wissensadministrator, Manager einer Knowledge Base oder Besitzer einer Knowledge Base können Sie Benutzerkriterien und/oder Rollen zuweisen, um den Lesezugriff auf Wissensartikelebene zu steuern.

    Versuchen Sie, nur Anwenderkriterien zu verwenden, die in Wissensmanagement v3 eingeführt wurden, um den Zugriff auf Wissensartikel zu steuern. In Wissensmanagement v2 wurden zu diesem Zweck Rollen verwendet. Wenn für eine Knowledge Base keine Anwenderkriterien ausgewählt sind, können alle Benutzer lesen und alle Benutzer mit Rollen können zu dieser Knowledge Base beitragen.

    Hinweis:
    Wenn für eine Knowledge Base kein Mitwirkzugriff gewährt wird, muss ein Anwender standardmäßig sowohl Rollen als auch Anwenderkriterien für den Lesezugriff erfüllen. Sie können jedoch nur durch Setzen der Systemeigenschaft glide.knowman.search.apply_role_based_security auf falsedie für einen Wissensartikel festgelegten Rollen überschreiben und über Benutzerkriterien Zugriff gewähren. Da diese Eigenschaft standardmäßig nicht verfügbar ist, müssen Sie sie hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Systemeigenschaft hinzufügen.

    Anwenderkriterien für den Wissenszugriff

    Als Wissensadministrator, Manager einer Knowledge Base oder Besitzer einer Knowledge Base steuern Sie den Zugriff auf Knowledge Bases oder Wissensartikel für einen Benutzer über Anwenderkriterien, die in der folgenden Tabelle beschrieben werden.

    Tabelle : 1. Definitionen der Anwenderkriterien
    Anwenderkriterien Ergebnis
    Kann nicht mitwirken Kann keine Wissensartikel in einer Knowledge Base beitragen (d. h. kann nicht erstellt, geändert oder stillgelegt werden). Das Anwenderkriterium „Kann nicht mitwirken“ ist nur für Knowledge Bases verfügbar.
    Kann mitwirken Kann Wissensartikel in einer Knowledge Base beitragen (d. h. anzeigen, erstellen, ändern oder stilllegen). Das Benutzerkriterium „Kann mitwirken“ ist nur für Knowledge Bases verfügbar.
    Lesen nicht möglich

    Auf Knowledge-Base-Ebene kann in einer Knowledge-Base keine Wissensartikel angezeigt werden.

    Auf Ebene des Wissensartikels kann kein Wissensartikel angezeigt werden.
    Kann lesen

    Auf Knowledge Base-Ebene können Wissensartikel in einer Knowledge Base angezeigt werden.

    Auf Ebene des Wissensartikels kann ein Wissensartikel angezeigt werden.

    Der Zugriff auf die Knowledge Base und ihre Artikel wird basierend auf dem Anwenderkriterienstatus für einen Anwender definiert (siehe folgende Tabelle).

    Tabelle : 2. Kombination von Anwenderkriterien für Knowledge Base und Wissensartikel
    Status Zugriff
    Der Anwender stimmt auf Knowledge Base-Ebene mit „Kann beitragen“ und „Kann nicht mitwirken“ überein Dem Anwender wird der Mitwirkzugriff auf die Knowledge Base und ihre Artikel verweigert.
    Der Benutzer entspricht „Kann lesen“ und „Kann nicht lesen“ auf Knowledge Base-Ebene Dem Benutzer wird der Lesezugriff auf die Knowledge Base und ihre Artikel verweigert.
    Der Benutzer gleicht „Kann lesen“ auf Knowledge Base-Ebene mit „Kann lesen“ auf Wissensartikelebene ab Dem Benutzer wird der Lesezugriff auf den Wissensartikel verweigert.
    Der Benutzer gleicht Kann nicht lesen und Kann lesen auf Wissensartikelebene ab Dem Benutzer wird der Lesezugriff auf den Wissensartikel verweigert.

    Benutzer mit speziellen Wissensberechtigungen

    Anwender mit speziellen Wissensberechtigungen werden nicht anhand von Anwenderkriterien bewertet und haben Zugriff auf Knowledge Bases und Wissensartikel, wie in der folgenden Tabelle beschrieben.

    Tabelle : 3. Zugriff von Benutzern mit besonderen Berechtigungen auf Knowledge Bases und Wissensartikel
    Anwender Zugriff
    Knowledge-Administrator
    • Tragen Sie zu bei und lesen Sie alle Knowledge Bases und ihre Artikel.
    • Ändern Sie die Definition aller Knowledge Bases, und weisen Sie ihnen Anwenderkriterien zu.
    Hinweis:
    Dieser Zugriff gilt nicht für bereichsbezogene Knowledge Bases. Weitere Informationen finden Sie unter Bereichsbezogene Knowledge Bases.
    Besitzer einer Knowledge Base
    • Sie können zu dieser Knowledge Base beitragen und sie lesen.
    • Ändern Sie die Definition dieser Knowledge Base, und weisen Sie ihr Benutzerkriterien zu.
    Manager einer Knowledge Base
    • Sie können zu dieser Knowledge Base beitragen und sie lesen.
    • Ändern Sie die Definition dieser Knowledge Base, und weisen Sie ihr Benutzerkriterien zu.
    Hinweis:
    Wenn die Artikelversionsverwaltungsfunktion aktiviert ist, kann der Manager einer Knowledge Base keine Wissensartikel anderer Autoren ändern, die sich im Status Entwurf befinden. Weitere Informationen finden Sie unter Artikelversionierung.
    Mitglieder einer Besitzgruppe, die einem Wissensartikel zugeordnet ist Sie können diesen Wissensartikel lesen, ändern, genehmigen und zurückziehen (siehe Besitzgruppen).

    Explizite Rollen und Anwenderkriterien

    Explizite Rollen (snc_external und snc_internal) werden Ihrer Instanz hinzugefügt, wenn Ihr Administrator ein Plugin installiert, z. B. das Plugin „Customer Service“ (com.sn_customerservice), das auch das Plugin „Explizite Rollen“ (com.glide.explicit_roles) aktiviert. Wenn Sie eine Knowledge Base mit aktiviertem Plugin Explicit Roles (com.glide.explicit_roles) erstellen, fügt die Anwendung automatisch die folgenden vordefinierten Anwenderkriterien auf Knowledge Base-Ebene hinzu:

    • Anwender mit der Rolle „snc_internal“ : Dem Anwenderkriterium „Kann lesen“ hinzugefügt, sodass nur Anwender mit der Rolle „snc_internal“ Lesezugriff auf die Knowledge Base haben.
    • Anwender mit „snc_internal“ und einer anderen Rolle : Dem Anwenderkriterium „Kann mitwirken“ hinzugefügt, sodass nur Anwender mit der Rolle „snc_internal“ und mindestens einer zusätzlichen Rolle Mitwirkzugriff auf die Knowledge Base haben.

    Wenn Sie ein Upgrade auf Produktversionen (ab Rome ) durchführen, die das Plugin „Explicit Roles“ (com.glide.explicit_roles) bieten, werden die vordefinierten Anwenderkriterien „Anwender mit der Rolle „snc_internal““ und „Anwender mit der Rolle „snc_internal“ und einer anderen Rolle“ nicht automatisch hinzugefügt zu allen vorhandenen Knowledge Bases, die vor der Aktivierung des Plugins „Explicit Roles“ erstellt wurden. Um diese vordefinierten Anwenderkriterien einer vorhandenen Knowledge Base hinzuzufügen, führen Sie das Korrekturskript Ungesicherte Knowledge Bases beheben aus. Weitere Informationen zu expliziten Rollen und Korrekturskripts finden Sie unter Explizite Rollen und Korrekturskripts.

    Mitwirkender Zugriff auf eine Knowledge Base und ihre Artikel anhand von Anwenderkriterien bestimmen

    Das Flussdiagramm in diesem Abschnitt veranschaulicht die Anwenderkriterienprüfungen, die den Mitwirkzugriff auf Knowledge Base- und Artikelebene bestimmen.
    Hinweis:
    Damit ein nicht authentifizierter Benutzer Wissensartikel in der Knowledge Base anzeigen kann, stellen Sie sicher, dass die Zielgruppe für die Seiten des Wissensmanagement-Serviceportals auf öffentlich festgelegt ist. Das heißt, auf die Seite kann ohne Authentifizierung zugegriffen werden. Weitere Informationen finden Sie unter Seiten unter Verwendung des Service Portal-Designers erstellen und bearbeiten.
    Abbildung : 1. Beitragender Zugriff auf eine Knowledge Base und deren Artikel-Flowchart
    Flussdiagramm, das zeigt, wie der Beitragszugriff auf eine Knowledge Base und ihren Artikel anhand von Anwenderkriterien ausgewertet wird

    Wenn entweder „Kann nicht mitwirken“ nicht festgelegt ist oder ein Anwender nicht mit „Kann nicht mitwirken“ übereinstimmt und außerdem „Kann mitwirken“ nicht festgelegt ist, wird der Eigenschaftswert glide.knowman.block_access_with_no_user_criteria weiter ausgewertet, um den Mitwirkzugriff zu bestimmen, wie in der folgenden Tabelle erläutert.

    Tabelle : 4. Beitragenden Zugriff auf eine Knowledge Base, wenn keine Anwenderkriterien für eine Knowledge Base festgelegt sind
    Eigenschaftswert Ergebnis
    wahr Kein Anwender hat Mitwirkzugriff auf die Knowledge Base, außer Anwender mit speziellen Wissensberechtigungen.
    falsch Alle Anwender (auch nicht authentifizierte Anwender) mit mindestens einer Rolle können zur Knowledge Base beitragen.

    Wenn das Plugin „Explicit Roles“ (com.glide.explicit_roles) aktiviert ist, können Benutzer, die mindestens eine andere Rolle als „snc_internal“ haben, zur Knowledge Base beitragen.

    Um für nicht authentifizierte Benutzer zugängliche Knowledge Bases zu überprüfen, verwenden Sie die Funktion Anwenderkriteriendiagnose. Weitere Informationen finden Sie unter Zugriff auf Knowledge Bases für nicht authentifizierte Anwender konfigurieren.

    Wenn ein Benutzer Mitwirkzugriff auf eine Knowledge Base hat, wird die Eigenschaft glide.knowman.apply_article_read_criteria ausgewertet, um den Mitwirkzugriff auf einen Artikel in der Knowledge Base zu bestimmen, wie in der folgenden Tabelle erläutert.

    Tabelle : 5. Beitragenden Zugriff auf einen Artikel, wenn ein Anwender Mitwirkenden Zugriff auf eine Knowledge Base hat
    Eigenschaftswert Ergebnis
    wahr Der Lesezugriff auf Artikelebene überschreibt die standardmäßige Mitwirkberechtigung, die durch den Mitwirkzugriff auf Knowledge Base-Ebene gewährt wird.
    falsch Der Mitwirkzugriff auf Knowledge Base-Ebene hat Vorrang vor Anwenderkriterien auf Artikelebene, und der Anwender hat Mitwirkzugriff auf jeden Artikel in der Knowledge Base.

    Lesezugriff auf Artikel in einer Knowledge Base anhand von Benutzerkriterien bestimmen

    Das folgende Flowchart veranschaulicht die Anwenderkriterienprüfungen, die den Lesezugriff auf einen Wissensartikel bestimmen.

    Abbildung : 2. Lesezugriff auf ein Flowchart für Wissensartikel
    Flussdiagramm, das zeigt, wie der Lesezugriff auf einen Wissensartikel anhand von Anwenderkriterien ausgewertet wird.

    Wenn entweder „Kann nicht lesen“ nicht festgelegt ist oder ein Anwender nicht mit „Kann nicht lesen“ übereinstimmt und außerdem „Kann lesen“ nicht festgelegt ist, wird der Eigenschaftswert glide.knowman.block_access_with_no_user_criteria weiter ausgewertet, um den Lesezugriff zu bestimmen, wie in der folgenden Tabelle erläutert.

    Tabelle : 6. Lesezugriff, wenn keine Anwenderkriterien für eine Knowledge Base festgelegt sind
    Eigenschaftswert Ergebnis
    wahr Kein Anwender hat Lesezugriff, außer Anwender mit speziellen Wissensberechtigungen und Anwender, die Mitwirkzugriff auf die Knowledge Base haben.
    falsch Alle Anwender, auch nicht authentifizierte Anwender, haben Lesezugriff auf die Knowledge Base, und die Anwenderkriterien auf Artikelebene werden weiter ausgewertet.

    Um für nicht authentifizierte Benutzer zugängliche Knowledge Bases zu überprüfen, verwenden Sie die Funktion Anwenderkriteriendiagnose. Weitere Informationen finden Sie unter Zugriff auf Knowledge Bases für nicht authentifizierte Anwender konfigurieren.

    Wenn ein Benutzer Mitwirkzugriff auf eine Knowledge Base hat, wird die Eigenschaft glide.knowman.apply_article_read_criteria ausgewertet, um den Lesezugriff auf einen Artikel in der Knowledge Base zu bestimmen, wie in der folgenden Tabelle erläutert.

    Tabelle : 7. Lesezugriff auf einen Artikel, wenn ein Anwender Mitwirkzugriff auf eine Knowledge Base hat
    Eigenschaftswert Ergebnis
    wahr Der Lesezugriff auf Artikelebene überschreibt die standardmäßige Leseberechtigung, die durch Mitwirkzugriff auf Knowledge Base-Ebene gewährt wird.
    falsch Der Mitwirkzugriff auf Knowledge Base-Ebene hat Vorrang vor Anwenderkriterien auf Artikelebene, und der Benutzer hat Lesezugriff auf jeden Artikel in der Knowledge Base.
    Wichtig:
    Nachdem Sie Anwenderkriterien hinzugefügt haben, können Sie mit der Anwenderkriterien-Diagnose den Zugriff überprüfen, den Benutzer auf eine Knowledge Base oder einen Wissensartikel haben. Weitere Informationen finden Sie unter Anwenderkriteriendiagnose für Wissensmanagement.