Verwalten von E-Mail-Benachrichtigungen in Wissensmanagement

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 5 Minuten Lesedauer

    • Mit Erinnerungen können relevante Anwender Wissensartikel überprüfen und Aufgaben abschließen, die ihnen zugeordnet sind.

    Standardmäßig ist WissensmanagementDie Anwendung enthält die folgenden Arten von E-Mail-Benachrichtigungen:

    Sie können entscheiden, ob Sie Wissensbenachrichtigungen erhalten müssen, indem Sie Benachrichtigungseinstellungen festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Legen Sie Einstellungen für Wissensbenachrichtigungen fest.

    E-Mail-Benachrichtigungen für Feedback-Aufgaben zu wissensartikeln

    Die E-Mail-Benachrichtigungen für Feedback-Aufgaben zu wissensartikeln sind verfügbar, wenn Ihr Administrator das Plugin „Wissensmanagement Core“ (com.glideapp.Knowledge) aktiviert.

    Die folgende Tabelle beschreibt die Empfängerliste der Benachrichtigungen für wissensartikel-Feedback-Aufgaben und die zugehörigen Bedingungen, wenn eine Benachrichtigung gesendet wird.

    Tabelle : 1. Empfängerliste der E-Mail-Benachrichtigung für wissensartikel-Feedback-Aufgaben
    Benachrichtigung Bedingung Empfänger
    KM-Feedbackaufgabe: Kommentiert Einer Anwender-Feedback-Aufgabe wurde ein Kommentar hinzugefügt. Anwender, dem die Feedbackaufgabe zugewiesen wurde
    KM-Feedbackaufgabe: Erstellt Eine Anwenderfeedback-Aufgabe wurde erstellt. Anwender, dem die Feedbackaufgabe zugewiesen wurde
    KM-Feedbackaufgabe: Informationen vom Einreichenden Weitere Informationen wurden vom Einreichenden einer Anwender-Feedback-Aufgabe angefordert. Anwender, der die Feedbackaufgabe übermittelt hat
    KM-Feedbackaufgabe: Neu zugewiesen Eine Anwenderfeedback-Aufgabe wurde neu zugewiesen. Anwender, dem die Feedbackaufgabe neu zugewiesen wurde
    KM-Feedbackaufgabe: Lösung akzeptiert Eine in einer Anwender-Feedback-Aufgabe beschriebene Lösung wurde akzeptiert. Anwender, dem die Feedbackaufgabe zugewiesen wurde
    KM-Feedbackaufgabe: Lösung abgelehnt Eine in einer Anwender-Feedback-Aufgabe beschriebene Lösung wurde abgelehnt. Anwender, dem die Feedbackaufgabe zugewiesen wurde
    KM-Feedbackaufgabe: Gelöst Eine Anwenderfeedback-Aufgabe wurde als gelöst festgelegt. Anwender, der die Feedbackaufgabe übermittelt hat

    E-Mail-Benachrichtigungen für Wissensabonnements

    Die E-Mail-Benachrichtigungen für Wissensabonnements sind verfügbar, wenn Ihr Administrator das Plugin „Wissensmanagement Core“ (com.glideapp.Knowledge) aktiviert. Für Benachrichtigungen, die Besitzgruppen zugeordnet sind, muss Ihr Administrator auch das Plugin „Wissensmanagement – Erweitert“ (com.snc.Knowledge_Advanced) aktivieren.

    Die folgende Tabelle beschreibt die Empfängerliste der Benachrichtigungen für Wissensabonnements und die zugehörigen Bedingungen, wenn eine Benachrichtigung gesendet wird.

    Tabelle : 2. Empfängerliste der E-Mail-Benachrichtigung für Wissensabonnements
    Benachrichtigung Bedingung Empfänger
    KM-Abonnementgruppe: Artikel-Checkout Ein abonnierter wissensartikel wurde ausgecheckt
    • Autor (wenn dem artikel keine Besitzgruppe zugeordnet ist)
    • Besitzgruppenmanager und Mitglieder (wenn dem artikel eine Besitzgruppe zugeordnet ist)
    • Überprüfer
    Hinweis:
    Der Anwender, der den artikel ausgecheckt hat, erhält die Benachrichtigung nicht.
    KM-Abonnementgruppe: Artikel kommentiert Einem abonnierten wissensartikel wurde ein Kommentar hinzugefügt
    • Autor (wenn dem artikel keine Besitzgruppe zugeordnet ist)
    • Besitzgruppenmanager und Mitglieder (wenn dem artikel eine Besitzgruppe zugeordnet ist)
    • Überprüfer
    KM-Abonnement: Artikel veröffentlicht Ein wissensartikel wurde in einer abonnierten Knowledge Base erstellt
    • Knowledge Base-Besitzer
    • Knowledge Base-Abonnenten
    KM-Abonnement: Artikel überarbeitet Ein abonnierter wissensartikel wurde bearbeitet
    • Knowledge Base-Besitzer
    • wissensartikel-Abonnenten
    • Autor
    • Überprüfer
    KM-Abonnement: Artikel in abonnierter KB überarbeitet Ein wissensartikel in einer abonnierten Knowledge Base wurde bearbeitet.
    • Knowledge Base-Besitzer
    • wissensartikel-Abonnenten
    • Autor
    • Überprüfer
    • Knowledge Base-Abonnent
    Hinweis:
    Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an einen Überprüfer eines wissensartikels gesendet, wenn die Funktion zur artikelversionsverwaltung aktiviert ist.

    E-Mail-Benachrichtigungen für den Workflow zur Veröffentlichung der wissensartikelgenehmigung

    Die E-Mail-Benachrichtigungen für den Workflow zur Genehmigung von wissensartikeln sind verfügbar, wenn Ihr Administrator das Plugin „Wissensmanagement Core“ (com.glideapp.Knowledge) aktiviert.

    Die folgende Tabelle beschreibt die Empfängerliste der Benachrichtigungen für den Workflow zur Veröffentlichung der wissensartikelgenehmigung und die zugehörigen Bedingungen, wenn eine Benachrichtigung gesendet wird.

    Tabelle : 3. Empfängerliste der E-Mail-Benachrichtigung für den Workflow zur Veröffentlichung der wissensartikelgenehmigung
    Benachrichtigung Bedingung Empfänger
    KM: artikel zur Veröffentlichung genehmigen Ein wissensartikel wurde zur Veröffentlichung mit deaktivierter Besitzgruppenfunktion genehmigt. Besitzer und Manager der Knowledge Base
    Ein wissensartikel wurde für die Veröffentlichung mit aktivierter Besitzgruppenfunktion genehmigt. Besitzgruppenmanager und Mitglieder
    KM: Artikel zur Veröffentlichung genehmigt Ein wissensartikel wurde zur Veröffentlichung genehmigt. Anwender (Autor oder Überprüfer), der den artikel zur Genehmigung übermittelt hat
    KM: Artikel zur Veröffentlichung abgelehnt Ein wissensartikel wurde zur Veröffentlichung abgelehnt. Anwender (Autor oder Überprüfer), der den artikel zur Genehmigung übermittelt hat
    Hinweis:
    Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an einen Überprüfer eines wissensartikels gesendet, wenn die Funktion zur artikelversionsverwaltung aktiviert ist.

    E-Mail-Benachrichtigungen für Übersetzungsaufgaben

    Die E-Mail-Benachrichtigungen für Übersetzungsaufgaben sind verfügbar, wenn Ihr Administrator das Plugin „Wissensmanagement erweitert“ (com.snc.Knowledge_Advanced) und das Plugin „I18N: Wissensmanagement-Internationalisierungs-Plugin v2“ (com.glideapp.Knowledge.i18n2) aktiviert. Das Plugin „18N: Internationalisierung“ (com.Glide.i18n) aktiviert das Plugin „I18N: Wissensmanagement-Internationalisierung“ v2.

    Die folgende Tabelle beschreibt die Empfängerliste der Benachrichtigungen für Übersetzungsaufgaben für Wissensartikel und die zugehörigen Bedingungen, wenn eine Benachrichtigung gesendet wird.

    Tabelle : 4. Empfängerliste der E-Mail-Benachrichtigung für Übersetzungsaufgaben
    Benachrichtigung Bedingung Empfänger
    KM-Übersetzungsaufgabe: Mir zugewiesen Eine Übersetzungsaufgabe wurde zugewiesen. Anwender, dem die Übersetzungsaufgabe zugewiesen wurde
    KM-Übersetzungsaufgabe: Geschlossen Eine Übersetzungsaufgabe wurde geschlossen, nachdem die übersetzte Version des wissensartikels veröffentlicht wurde.
    • Anwender, dem die Übersetzungsaufgabe zugewiesen wurde
    • Anwender, der die Übersetzungsaufgabe übermittelt hat

    E-Mail-Benachrichtigungen für ablaufende Wissensartikel

    Die E-Mail-Benachrichtigungen für ablaufende Wissensartikel sind verfügbar, wenn Ihr Administrator das Plugin „Wissensmanagement-Kern“ (com.glideapp.Knowledge) aktiviert und den Wert von festlegt glide.knowman.enable_article_expiry_notificationEigenschaft bis Wahr . Standardmäßig ist der Eigenschaftswert auf „falsch“ festgelegt.

    Wissensartikel haben ein Ablaufdatum, das mit festgelegt wird Gültig bis Feld beim Erstellen des artikels. Artikel werden nach dem „gültig bis“-Datum nicht in Suchergebnissen angezeigt.

    Am ersten Tag jedes Monats sendet die Anwendung eine E-Mail-Benachrichtigung an eine Liste autorisierter Empfänger, um sie an Artikel zu erinnern, die im nächsten Monat ablaufen sollen. Der Anwender kann dann bestimmen, ob erweitert werden soll Gültig bis Datum, an dem weiterhin Zugriff auf den artikel gewährt werden soll.
    Hinweis:
    Um zu erweitern Gültig bis Datum eines wissensartikels, siehe Bearbeiten Sie einen wissensartikel
    Der Inhalt der E-Mail-Benachrichtigung wird durch die Anzahl der Artikel bestimmt, die im kommenden Monat ablaufen.
    • Bis zu 10: Die E-Mail-Benachrichtigung enthält eine Liste von artikellinks, die in Tabellenformat angezeigt und in aufsteigender Reihenfolge nach dem gültigen bis-Datum angeordnet werden. Durch Klicken auf einen Link wird der artikel in geöffnet Now Platform.
    • Mehr als 10: Die E-Mail-Benachrichtigung enthält einen Zeigen Sie die Liste der ablaufenden Artikel an Link, der beim Zugriff eine Liste in öffnet Now PlatformAller Artikel, die im nächsten Monat ablaufen.

    Die folgende Tabelle beschreibt die Empfängerliste der Benachrichtigungen für ablaufende Wissensartikel und die zugehörigen Bedingungen, wenn eine Benachrichtigung gesendet wird.

    Tabelle : 5. Empfängerliste der E-Mail-Benachrichtigung für ablaufende Wissensartikel
    Benachrichtigung Bedingung Empfänger
    KM: Warnung zum Ablauf des Artikels Ein artikel läuft im nächsten Monat mit deaktivierter Besitzgruppenfunktion ab.
    • Autor
    • Besitzer und Manager der Knowledge Base
    • Überprüfer für die aktualisierten und ausgecheckten Versionen
    Ein artikel läuft im nächsten Monat mit aktivierter Besitzgruppenfunktion ab.
    • Autor
    • Besitzer und Manager der Knowledge Base
    • Überprüfer für die aktualisierten und ausgecheckten Versionen
    • Besitzgruppenmanager und Mitglieder
    Hinweis:
    Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an einen Überprüfer eines wissensartikels gesendet, wenn die Funktion zur artikelversionsverwaltung aktiviert ist.

    E-Mail-Benachrichtigungen für Überprüfungen des artikelqualitätsindex (AQI)

    Die E-Mail-Benachrichtigungen für eine Überprüfung des artikelqualitätsindex für Wissensartikel sind verfügbar, wenn Ihr Administrator das Plugin „Wissensmanagement – Erweitert“ (com.snc.Knowledge_Advanced) aktiviert.

    Die folgende Tabelle beschreibt die Empfängerliste der Benachrichtigungen für eine AQI-Überprüfung von Wissensartikeln und die zugehörigen Bedingungen, wenn eine Benachrichtigung gesendet wird.

    Tabelle : 6. Empfängerliste der E-Mail-Benachrichtigung für AQI-Überprüfungen
    Benachrichtigung Bedingung Empfänger
    KM: AQI für Artikel Ein AQI wurde für einen wissensartikel mit deaktivierter Besitzgruppenfunktion durchgeführt und übermittelt.

    Anwender (Autor oder Überprüfer), der den artikel zuletzt aktualisiert hat
    KM: AQI für Besitzgruppenartikel Ein AQI wurde für einen wissensartikel mit aktivierter Besitzgruppenfunktion durchgeführt und übermittelt.
    • Anwender (Autor oder Überprüfer), der den artikel zuletzt aktualisiert hat
    • Besitzgruppe
    Hinweis:
    Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an einen Überprüfer eines wissensartikels gesendet, wenn die Funktion zur artikelversionsverwaltung aktiviert ist.