Criar uma única ocorrência de reunião do CCM
Dependendo dos seus requisitos, você pode criar uma ocorrência de reunião individual do Conselho Consultivo de Mudança (CCM).
Antes de Iniciar
Função necessária: sn_change_cab.cab_manager
Procedimento
- Navegar até Tudo > Mudança > Comitê consultivo de mudança > Minhas reuniões do CCM.
- Clique em Nova.
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No formulário de reuniões de CCM, preencha os campos.
Tabela 1. Formulário de reuniões de CCM Campo Descrição Nome Nome da reunião do CCM. Gerente do CCM Nome do usuário que gerencia as reuniões do CCM. O padrão é o usuário que está conectado no momento. Delegados Delegue membros do CCM que possam substituir como gerente do CCM durante a reunião. Grupos do quadro Membros do quadro Estado - Pendente: indica que a reunião ainda não começou. É o estado padrão da reunião.
- Em andamento: indica que a reunião começou e está em andamento.
- Concluído: indica que a reunião ocorreu e terminou.
- Cancelada: indica que a reunião foi cancelada.
Nota:O sistema atualiza automaticamente o campo Estado quando a reunião começa e termina no workbench do CCM. Não há necessidade de alterar manualmente este campo, a menos que, por exemplo, o gerente do CCM queira cancelar uma reunião futura. Se o workbench do CCM fechar inesperadamente, o gerenciador do CCM deverá atualizar manualmente o campo Estado.Hora de início da reunião Data e hora de início da reunião. Nota:Quando você adiciona um item da agenda a uma reunião do CCM, o campo da data de CCM no campo de solicitação de mudança é atualizado automaticamente com esta data.Hora de término da reunião Data e hora de término da reunião. Minuta da reunião Insira anotações para a reunião, se houver. Locais Um ou mais locais para suas reuniões do CCM. Por exemplo, salas de reunião em escritórios diferentes. Informações da Conferência Detalhes da Conferência Informações como links de reuniões, senhas e números de telefone. Gerenciamento de agenda Usar critérios de filtro para orientar o intervalo de data de solicitação de mudança Se for lecionado, ajudará a escolher um intervalo de tempo para as datas de início e término planejadas da condição adicional de Solicitação de Mudançaem vez de selecionar datas específicas com base na programação da reunião.Nota:Se você selecionar o campo usar critérios de filtro para orientar o intervalo de datas da Solicitação de Mudança em uma reunião de CCM, o campo Solicitações de Mudança que começam após e as Solicitações de Mudança que começam em ou antes serão desabilitados para a reunião e, portanto, serão ignorados. As condições adicionais de solicitação de mudança determinam o intervalo de datas.Solicitações de mudança que iniciam após Solicitações de mudança que começam após esta data e hora devem ser adicionadas à reunião do CCM. Solicitações de mudança que iniciam na data ou antes Solicitações de mudança que começam na data ou antes e devem ser adicionadas à reunião do CCM. Concluir mudanças pré-aprovadas Marque a caixa de seleção para marcar cada solicitação de mudança pré-aprovada como Concluída na agenda da reunião do CCM. Nota:As mudanças pré-aprovadas são marcadas automaticamente como concluídas para que os aprovadores não tenham que revisá-las. As mudanças pré-aprovadas são visíveis no workbench do CCM e podem ser discutidas se necessário.Tempo por Item da Agenda O tempo, em minutos e segundos, alocado para discutir cada solicitação de mudança na agenda. O tempo alocado pode ser ajustado para itens da agenda antes ou durante a reunião. Prazo da notificação A notificação antecipada sobre o número de itens da agenda que precisam ser discutidos. Adição Automática de Decisões da Agenda
Marque a caixa para registrar decisões da agenda automaticamente no widget da reunião. A decisão de agenda é capturada no seguinte formato: (Automação do CCM) - <número da solicitação de mudança> - <decisão> - <Nome do Gerente do CCM> - <horário> <AM/PM> <fuso horário>
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Abra o menu de contexto do formulário e selecione Salvar.
As listas relacionadas a Itens da Agenda e Participantes são exibidas.